Software de gestión documental, el respaldo de tu negocio

La gestión de documentos es el proceso en el que la información se crea, comparte, organiza y almacena de manera eficiente y adecuada permitiendo su rápida localización y disposición en el momento que determine la legislación vigente. Aprender a crear un sistema de gestión de documentos es fundamental para los negocios. Has pensado ¿Qué ventaja obtendrá la empresa del gran volumen de información que produce y recibe si no tiene una buena gestión documental?

Al realizar correctamente la gestión documental, crearás un registro de toda la gestión de tu proyecto, asegurando que, en el futuro, podrás acceder fácilmente y recordar detalles importantes de todos tus proyectos y procesos; especialmente si utilizas un sistema de gestión digital que usa una base de datos segura para registrar toda la información agregada al sistema.

En este post, entenderemos la importancia de este proceso y cómo lograr excelentes resultados ¡Revisa! 

→¿Por qué invertir en un software de gestión documental?

Cada día, las empresas producen un volumen gigantesco de archivos que, a su vez, contienen información extremadamente valiosa y en la actualidad, estos datos se consideran el principal activo de una empresa y se han convertido en recursos competitivos. Cuentan con información fundamental, como datos de registro, estadísticas corporativas, registros de procedimientos internos y contratos con proveedores y clientes. Por tanto, la preocupación por el control y la seguridad debe ser constante, ya que la pérdida de un solo documento puede generar pérdidas prácticamente inconmensurables; sin embargo, muchos gerentes toman las medidas equivocadas para administrar este activo, lo que genera un alto riesgo de:

  • Pérdidas
  • Exposición de contenido sensible
  • Retraso y dificultad para localizar información, especialmente en casos urgentes.

Por lo anterior, una mala gestión de los documentos puede generar pérdidas de tiempo, hacer que los procedimientos sean más complejos y aumentar el costo indirecto de la corporación, factores que comprometen significativamente los resultados de la empresa.

Además, el constante avance de la tecnología ha cambiado la forma en que las organizaciones administran su información. En otras palabras, es necesario poder cubrir las necesidades de un mercado cada vez más tecnológico.

Reducir gastos innecesarios es la norma en cualquier empresa, dejar que esos pequeños costos se acumulen pronto comenzará a perturbar su negocio. ¡Reduce costos operativos con la gestión estratégica de documentos!

Sin una gestión inteligente de su documentación, la compañía es incapaz de optimizar sus operaciones y sus procesos organizacionales, además de no contar con una estructura eficiente para sustentar su toma de decisiones.

Para muchas compañías, el enfoque de un sistema de gestión de documentos está en la organización y el almacenamiento de documentos. Quieren almacenar documentos de manera organizada y segura, permitiendo que los documentos se encuentren fácilmente.

Si escribes «software de gestión documental» en cualquier motor de búsqueda, obtendrá largas listas de «soluciones» de gestión de documentos. Muchos con software o aplicaciones que anuncian las ventajas de tener una oficina sin papel, sin embargo, Synergy ofrece una de las soluciones de software de gestión de documentos más ágiles y completas del mercado permitiendo que digitalizar, cargar, editar, buscar, indexar metadatos y firmas electrónicas se conviertan en tareas sencillas y eficientes.

→Empresas exitosas llevan su gestión documental con BExcellence

Con Exact Synergy podrás tener tu Gestión Documental, donde pasarás de una cultura de documentos en papel a una de documento electrónico; un cambio que te permite crear responsabilidades sobre los mismos, es decir, podrás conocer el ciclo vital de un documento desde que llega, se distribuye, se toma acción sobre él y se da respuesta sobre el asunto que lo generó. Uno de los principales beneficios de implementar nuestra solución de gestión documental en tu empresa, es poder tener una biblioteca digital organizada porque puede vincular todos sus documentos a tipos documentales y gestionarlos a través de flujos de trabajo; adicionalmente podrás de igual forma:

Beneficios de Synergy para tu Empresa

  1. Gestionar los documentos y el archivo de forma que se garantice el cumplimiento de la norma según lo estable el Archivo General de Nación – AGN.
  2. Definir las series, sub-series documentales y tablas de retención
  3. Controlar los archivos de gestión, central e histórico
  4. Administra tus documentos: Gestiónalos en un solo lugar garantizando su consulta, recuperación y ciclo de vida.
  5. Organizar tus documentos: Vincúlalos en diferentes tipos documentales y relacionarlos con terceros, empleados, expedientes, productos y proyectos.
  6. Fácil acceso y consulta: La disponibilidad a los documentos de tu empresa es fácil porque cuenta con un avanzado motor de búsqueda.
  7. Indicadores de tiempos de respuesta de los trámites de los documentos.
  8. Movilidad: Puedes consultar todos sus documentos desde sus dispositivos móviles al instante.
  9. Alertas: Monitorea el cumplimiento de las tareas a través de la generación de notificaciones su correo electrónico.

 Con Synergy ahorras espacio físico para archivar. Entendemos que Incluso con la mayor presencia del almacenamiento digital, algunos documentos deben imprimirse físicamente y ser accesibles para los equipos. Naturalmente, esto provoca que tu negocio empiece a acumular mucho papel, lo que genera costes de recursos y, principalmente, espacio.

Una parte importante de tu estrategia de gestión de documentos es saber qué documentos necesitan copias físicas y cuáles pueden archivarse digitalmente. Esto ayudará a optimizar el espacio dentro de la oficina.

Grande o pequeña, sin importar el tamaño de la empresa o independientemente de la actividad económica, toda compañía puede beneficiarse de tener una solución de software para administrar sus documentos. Alternativas como el software Exact Synergy minimizan los costes y facilitan la implementación ya que permite manejar todos los procesos de la empresa desde un solo lugar, gracias a la variedad de módulos con los que cuenta.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Desarrollado por Up Ideas Agency