BEXCELLENCE SAS en adelante BEXCELLENCE SAS , en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y las normas que reglamenten y modifiquen la materia, con el presente escrito implementa la Política de Tratamiento de Datos Personales, en adelante la Política, para conocimiento de todos nuestros clientes, deudores y personas relacionadas con la gestión comercial adelantada por la empresa y su objeto social consagrado en la cámara de comercio.
En consideración de lo anterior BEXCELLENCE SAS adopta la Política teniendo en cuenta los siguientes principios de actuación en armonía con la Ley de Protección de datos personales:
En materia de tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos o archivos, BEXCELLENCE SAS, actuará teniendo en cuenta la atención a los siguientes lineamientos:.
Es la persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de la base de Datos de BEXCELLENCE SAS la cual se somete a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, que, para el caso en concreto, serán todas las personas que tienen con la compañía un producto o servicio de BEXCELLENCE SAS , un vínculo comercial o laboral, así como sus apoderados, representantes legales, codeudores y/o avales. En caso concreto, BEXCELLENCE SAS tiene varios grupos de titulares de datos personales los cuales son: Los clientes, proveedores, trabajadores, personas naturales, personas jurídicas, deudores, acreedores.
El representante legal de los niños(as) y adolescentes otorgará la autorización para el tratamiento de datos personales de los menores de edad, siempre con la observancia de la protección de los derechos de los menores.
Ser escuchado y tenida en cuenta su opinión, valorando la madurez, autonomía y capacidad para entender sobre el asunto.Se les asegure el respeto de sus derechos fundamentales.Se respete el interés superior de los niños(as) y adolescentes.
La recolección de datos para los clientes se realizará por intermedio del gerente general, trabajadores u otra persona vinculada contractualmente por la empresa para tal fin, asistentes administrativas, representante de sistemas, coordinador de RRHH y SG-SST, gerente comercial, asistentes comerciales, representantes de soporte técnico, Para los trabajadores de la compañía en el proceso de selección y vinculación laboral, y para los proveedores en el momento de presentación de cotizaciones, ofertas y/o celebración del contrato comercial, alquileres de equipos, comercio de maquinaria y equipos, mantenimiento y reparación de equipos electrónicos y ópticos, alquiler y arrendamiento de maquinaria.
La recolección de datos para los clientes se realizará por intermedio del gerente general, trabajadores u otra persona vinculada contractualmente por la empresa para tal fin, asistentes administrativas, representante de sistemas, coordinador de RRHH y SG-SST, gerente comercial, asistentes comerciales, representantes de soporte técnico, Para los trabajadores de la compañía en el proceso de selección y vinculación laboral, y para los proveedores en el momento de presentación de cotizaciones, ofertas y/o celebración del contrato comercial, alquileres de equipos, comercio de maquinaria y equipos, mantenimiento y reparación de equipos electrónicos y ópticos, alquiler y arrendamiento de maquinaria.
En caso que la autorización para el tratamiento de datos personales no sea suficiente para el uso de los datos personales, BEXCELLENCE SAS podrá solicitar una segunda autorización o las autorizaciones necesarias para el uso, enviado al Titular de los datos el formato de autorización junto con carta explicando la situación, comunicación que deberá allegarse en físico al domicilio del Titular o enviarse e-mail con el formato al correo electrónico, datos registrados por el Titular en la autorización anterior.
Así como el titular de datos autoriza a BEXCELLENCE SAS para el tratamiento de datos personales, también autorizará a aquellas personas que representen los derechos de BEXCELLENCE SAS , a quien contrate, ceda sus obligaciones o su posición contractual a cualquier título, así como las entidades con las que se establezca alianzas comerciales a partir de los cuales se ofrezcan productos o servicios atendiendo la actividad principal, secundaria y otras actividades consagradas en el certificado de existencia y representación legal de BEXCELLENCE SAS.
La finalidad del tratamiento de datos personales será usada para contactar al titular e informarle acerca de sus productos lo relacionado con los deberes y derechos que le asisten, la atención a solicitudes, quejas y reclamos, generación de estados de cuenta, extractos, si es el caso actividades de cobranza, ofrecimiento de nuevos productos o beneficios sobre los mismos y toda actividad que establezca un vínculo de comunicación legítima con el Titular y BEXCELLENCE SAS así como para dar a conocer su estado actual de los productos tomados con la compañía.
Será la sociedad comercial BEXCELLENCE SAS identificada con NIT 900.842.338-1 con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C. – Colombia en la dirección con nomenclatura urbana Cra 11ª # 116-21 barrio Santa Barbara, con los siguientes datos de contacto: Correo electrónico: info@bexcellence.co Números telefónicos: PBX Bogotá D.C. (1) 7450077
Será la sociedad comercial BEXCELLENCE SAS y aquellas personas que representen los derechos de la compañía, a quien contrate, ceda sus obligaciones o su posición contractual a cualquier título, así como las entidades con las que BEXCELLENCE SAS establezca alianzas comerciales a partir de los cuales se ofrezcan productos o servicios, quienes se someterán a los términos y procedimientos establecidos en esta Política, como salvaguarda de los derechos fundamentales de los Titulares que hacen parte de la Base de Datos de BEXCELLENCE SAS .
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración. pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g. Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley.
h. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
j. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
k. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
BEXCELLENCE SAS como Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos Personales informará a clientes, proveedores y trabajadores las modificaciones sustanciales de la Política, a través de mensajes con el contenido de la Política modificada, publicados en la página web de la compañía y/o e-mail enviados a los correos electrónicos de los Titulares.
BEXCELLENCE SAS a continuación presenta el Tratamiento especial para cada tipo de datos personales, con el propósito de proteger el derecho fundamental de los Titulares.
Son todos aquellos datos que la Ley o Constitución Nacional determinarán como tal, pero no son datos semi-privados o privados, como ejemplo enunciativo son los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, la calidad de servidor o empleado público. El tratamiento de este tipo de datos será el que la Ley disponga los cuales aplicarán el Responsable y Encargado de la Base de Datos.
Es un dato que no es reservado, íntimo ni público, cuya divulgación puede interesar es especial a un sector de personas, como ejemplo enunciativo son: actividad económica y profesión. El Responsable y Encargados mantendrán este tipo de datos personales en custodia permanente y será entregada a terceros por solicitud de autoridad competente o persona autorizada por el Titular de los datos.
Es un dato personal de calidad íntima o reservada, como ejemplo enunciativo son: número de identificación, dirección de domicilio, números telefónicos y celulares, correos electrónicos, lugar de trabajo y relacionados, así como comportamiento crediticio e información bancaria. El Responsable y Encargados mantendrán este tipo de datos personales en custodia permanente y será entregada a terceros por solicitud de autoridad competente o persona autorizada por el Titular de los datos.
Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular y cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como ejemplos enunciativos son: el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones políticas, organizaciones sociales o de derechos humanos o animales, así como datos relativos a salud, orientación y vida sexual, y datos biométricos. En especial el Responsable y Encargados de la Base de datos mantendrán este tipo de datos personales en custodia permanente y restringida, y los datos personales serán entregados a terceros por solicitud de autoridad competente o persona autorizada por el Titular de los datos. BEXCELLENCE SAS únicamente solicita datos biométricos a sus clientes y trabajadores, por lo que, en la autorización de tratamiento de datos, los clientes y trabajadores de forma clara y expresa autorizan a BEXCELLENCE SAS para el tratamiento de los datos sensibles.
BEXCELLENCE SAS como responsable y Encargado de la Base de datos ha dispuesto nombrar al interior de la compañía los cargos que podrán consultar los datos personales de los Titulares de conformidad a la presente Política de Tratamiento, con el propósito de cumplir con el giro ordinario de nuestro negocio. Para los clientes y proveedores los cargos autorizados son:
Para los datos personales de los trabajadores de la compañía el acceso será para los siguientes cargos:
Los anteriores cargos podrán autorizar a cargos subordinados el acceso a la base de datos personales de clientes y proveedores de acuerdo con el rol o cargo desempeñado.
BEXCELLENCE SAS ha implementado al interior de la compañía dos niveles de protección de datos personales:
Para el acceso a la Base de Datos, las personas que representen los mencionados cargos, podrán emitir autorización permanente o temporal a otros cargos mediante la adjudicación de claves de acceso a la Base de Datos, con el propósito que aquellos cargos cumplan con sus funciones, los siguientes cargos que podrán ser autorizados son:
Las personas que representen los anteriores cargos se someterán al contrato de confidencialidad celebrado con BEXCELLENCE SAS , la presente política y las normas que regulen, modifiquen o adicionen la Protección de Datos Personales, también se abstendrán de difundir, copiar, comentar y cualquier actividad de divulgación escrita, verbal o digital acerca de los datos personales consignados en las bases de datos sin previa autorización del Titular o por orden impartida por autoridad competente, exceptuando aquella información que deba divulgarse al interior de BEXCELLENCE SAS para el cumplimiento de su objeto social.
La Política de Tratamiento de Datos Personales de BEXCELLENCE SAS tendrá vigencia a partir de su promulgación.
BEXCELLENCE SAS en su página web: www.bexcellence.co publicó el Aviso de Privacidad y Políticas de tratamiento para conocimiento de los Titulares, el cual podrá ser consultado en cualquier momento del día de forma gratuita.
La compañía ha indicado los siguientes canales de atención para que los Titulares puedan ejercer sus derechos.
• Por comunicación escrita enviada a las direcciones: Bogotá D.C.: Carrera 11ª #116-21 304_
Correo electrónico: info@bexcellence.co
• Por comunicación verbal a los siguientes números telefónicos: PBX Bogotá D.C.: (1) 7450577
Los Titulares y demás personas habilitadas podrán realizar consultas por una vez al mes de forma gratuita, con la finalidad de obtener la información contenida en el registro individual de la Base de Datos de BEXCELLENCE SAS y copia de la respectiva Autorización de Tratamiento de Datos Personales, podrá realizarse por escrito o verbalmente en los anteriores canales de atención. En caso que la consulta se realice por más de una vez al mes, el Titular de los datos personales asumirá los gastos correspondientes al envío de la información solicitada. BEXCELLENCE SAS conservará copia de los comprobantes correspondientes en caso de requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio. Las consultas por escrito y verbales deberán contener por lo menos los siguientes datos:
En caso que faltare alguno de los anteriores datos, el área responsable de la atención, se comunicará en un lapso de cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta al interesado para que subsane los datos faltantes, si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento al interesado éste no presenta subsanación, se entenderá desistida la consulta.
Los Titulares y demás personas habilitadas podrán realizar reclamos con el objetivo de: corregir o actualizar los datos personales consignados en la Base de Datos de BEXCELLENCE SAS , y suprimir o revocar la Autorización de Tratamiento de Datos Personales cuando la relación contractual haya finalizado o en los casos previstos por la Ley de Protección de Datos Personales. Así mismo, podrán presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de BEXCELLENCE SAS ante el Tratamiento de Datos Personales.
Los reclamos por escrito y verbales deberán contener por lo menos los siguientes datos:
En caso que faltare alguno de los anteriores datos, el área responsable de la atención, se comunicará en un lapso de cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo al interesado para que subsane los datos faltantes, si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento al interesado éste no presenta subsanación, se entenderá desistido el reclamo. En caso que BEXCELLENCE SAS no sea el competente para dar respuesta al reclamo, el área responsable se encargará de dar traslado a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles e informará al Titular o interesado el nombre del responsable con sus respectivos datos de contacto.
El área responsable de la atención al Titular incluirá en la Base de Datos de BEXCELLENCE SAS en el registro individual del Titular una leyenda que diga “reclamo en trámite” para conocimiento de los cargos que vigilan la Base y aquellos cargos que están autorizados al uso de la base de datos.
Recibida la consulta por parte del Titular o interesado, el área responsable de la atención tendrá diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo de la consulta para dar respuesta. Si no es posible dar respuesta en el señalado término, se informará con anticipación al Titular o interesado los motivos de la demora y se fijará una nueva fecha de respuesta, dicha fecha no podrá ser superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Recibido el reclamo, el área responsable de la atención tendrá quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo de la consulta para dar respuesta. Si no es posible dar respuesta en el señalado término, se informará con anticipación al Titular o interesado los motivos de la demora y se fijará una nueva fecha de respuesta, dicha fecha no podrá ser superior a los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
BEXCELLENCE SAS por medio del presente documento informa que SOLO utiliza correos bajo el dominio @bexcellence.co y cualquier otro correo electrónico sin importar su plataforma NO se encuentra autorizado para el tratamiento de datos o información de tipo personal y/o comercial.
Siempre comprometidos en proteger su privacidad.
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